Arbeitszeiterfassungspflicht: Was Arbeitgeber wissen müssen

Lange galt Arbeitszeiterfassung in vielen Büros als optional – etwas, das man macht, wenn Überstunden abgerechnet werden sollen, aber nicht als generelle Pflicht. Das hat sich grundlegend geändert.

Die rechtliche Grundlage

Ausgangspunkt war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, „CCOO”), das Arbeitgeber EU- weit zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung verpflichtete. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) übertrug diese Pflicht mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) auch auf deutsches Recht – gestützt auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Seitdem gilt: Arbeitgeber müssen ein System vorhalten, mit dem die tatsächlich geleistete Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden kann.

Eine eigenständige gesetzliche Neuregelung, die die konkrete Ausgestaltung im Detail regelt (z. B. Ausnahmen, Übergangsfristen nach Betriebsgröße), war zuletzt noch in der politischen Abstimmung. Die grundsätzliche Pflicht selbst besteht aber bereits durch die genannte Rechtsprechung, unabhängig vom Stand eines solchen Gesetzes.

Was das konkret bedeutet

• Es reicht nicht, Arbeitszeit nur auf Zuruf oder nach Bedarf zu erfassen – das System muss durchgängig genutzt werden, nicht nur bei Verdacht auf Überstunden.
• Auch bei Vertrauensarbeitszeit entfällt die Erfassungspflicht nicht automatisch – der Arbeitgeber bleibt verantwortlich, ein geeignetes System bereitzustellen, auch wenn die Erfassung selbst delegiert wird.
• Papierzettel oder eine gelegentlich nachgetragene Excel-Tabelle erfüllen die Anforderung an „objektiv und verlässlich” in der Praxis meist nicht zuverlässig genug, insbesondere wenn Einträge im Nachhinein verändert werden können, ohne dass das nachvollziehbar bleibt.

Was bei Nichteinhaltung droht

Kurzfristig drohen vor allem Beweisnachteile in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten (z. B. bei Überstundenklagen) sowie ein erhöhtes Risiko bei Prüfungen durch die Arbeitsschutzbehörden der Bundesländer, die die Einhaltung der Erfassungspflicht stichprobenartig kontrollieren können.

Wie MakeMyOffice die Pflicht automatisch erfüllt

Mit der Zeiterfassung von MakeMyOffice stempeln Mitarbeiter Kommen, Gehen und Pausen selbst per Klick – jeder Eintrag ist mit Zeitstempel versehen und für Admins jederzeit einsehbar und auswertbar (nach Woche, Monat oder freiem Zeitraum). Nachträgliche Korrekturen durch Admins bleiben nachvollziehbar. Das erfüllt die Anforderung an ein objektives, verlässliches und zugängliches Erfassungssystem, ohne dass Papierzettel oder eine separate Excel-Pflege nötig sind.

Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung und gibt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder. Für die konkrete Umsetzung im eigenen Betrieb – insbesondere bei Sonderfällen wie Vertrauensarbeitszeit oder leitenden Angestellten – empfiehlt sich Rücksprache mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.