Datenschutzerklärung
§ 1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Sven Kaminsky (MakeMyOffice) Von Somnitz Ring 13, 21423 Winsen (Luhe) E-Mail: info@webtoolwinsen.de
§ 2 Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
MakeMyOffice tritt datenschutzrechtlich in zwei unterschiedlichen Rollen auf — das wird in dieser Erklärung durchgehend unterschieden:
- Als Verantwortlicher für Daten, die MakeMyOffice zu eigenen Zwecken verarbeitet: Registrierungsdaten, Kontaktdaten des Büroleiters als Vertragspartner, Abrechnungsdaten sowie Server-Logfiles beim Besuch der Website. Diese Erklärung beschreibt vor allem diesen Teil.
- Als Auftragsverarbeiter für die Mitarbeiterdaten, die ein Büroleiter (unser Kunde) innerhalb seines Firmen-Accounts einträgt — etwa Zeiterfassung, Urlaub, Krankheitstage, Kennzahlen oder hochgeladene Dokumente. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem jeweiligen Kunden. Der Kunde bleibt gegenüber seinen eigenen Mitarbeitern selbst datenschutzrechtlich verantwortlich und muss sie entsprechend informieren (eine eigene, kurze Datenschutzinfo des Kunden an seine Mitarbeiter wird empfohlen und kann bei Bedarf als Vorlage ergänzt werden).
§ 3 Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen).
§ 4 Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da dies nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG nach aktuellem Stand nicht erforderlich ist.
§ 5 Allgemeines zur Datenverarbeitung
Umfang. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung der Software gegenüber dem Büroleiter als Vertragspartner, einschließlich der Abrechnung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für den Missbrauchsschutz mittels Server-Logs.
Speicherdauer und Löschung. Vertragsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie anschließend entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert (in der Regel 6–10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen). Rechnungen im Abrechnungsbereich bleiben Kunden auch nach Vertragsende zum Download verfügbar (siehe AGB).
§ 6 Bereitstellung der Website und Erstellung von Server-Logfiles
Beim Besuch unserer Website erheben wir automatisiert technisch notwendige Server-Logs, insbesondere die IP-Adresse, kurzzeitig zur Absicherung gegen Missbrauch. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und regelmäßig gelöscht.
§ 7 Registrierung und Vertragsschluss
Bei der Registrierung eines Firmen-Accounts erheben wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Firmenname des Büroleiters. Diese Angaben sind zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich (§ 5, Rechtsgrundlage Vertragserfüllung).
§ 8 Zahlungsabwicklung
Zahlungen wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) ab. Zahlungsmittel- und Abrechnungsdaten werden direkt bei Stripe verarbeitet, nicht bei uns gespeichert. Die Verarbeitung durch Stripe unterliegt dessen eigener Datenschutzerklärung (stripe.com/de/privacy).
§ 9 Eingesetzte Auftragsverarbeiter und Hosting
Bei der Nutzung von MakeMyOffice werden Daten durch folgende Dienstleister verarbeitet, jeweils gebunden über eigene Auftragsverarbeitungsverträge:
- Supabase — Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher.
Serverstandort Frankfurt am Main, EU (Region
eu-central-1). - Hostinger — Anwendungs- und Serverhosting. Serverstandort Frankfurt am Main, Deutschland (technisch per IP-Geolokalisierung verifiziert; Bestätigung durch den Hostinger-Vertrag empfohlen).
§ 10 Optionale KI-Wissensdatenbank (OpenAI)
Nutzt ein Kunde die optionale KI-Wissensdatenbank, werden die dafür hochgeladenen Dokumentinhalte zur Beantwortung von Mitarbeiterfragen an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet — außerhalb der EU (USA). Diese Funktion ist rein optional und wird nur aktiv, wenn ein Kunde sie selbst einschaltet. Die Übermittlung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO.
§ 11 Cookies
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldesitzung ein (Supabase Auth). Es findet kein Werbe-Tracking und kein Tracking durch Dritte statt. Nach aktuellem Stand ist daher kein Einwilligungsbanner nach TTDSG erforderlich, da keine einwilligungspflichtigen Cookies gesetzt werden.
§ 12 Auftragsverarbeitung für Kundendaten (AVV)
Für die Mitarbeiterdaten, die ein Kunde innerhalb seines Firmen-Accounts verarbeitet (siehe § 2 Nr. 2), gilt der separate Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den jeder Kunde bei der Registrierung akzeptiert. MakeMyOffice verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des jeweiligen Kunden.
§ 13 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch die Weiterentwicklung von MakeMyOffice oder geänderte gesetzliche Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar.