Mindestlohn-Dokumentationspflicht bei Minijobbern
Wer geringfügig Beschäftigte einsetzt, muss deren Arbeitszeit lückenlos dokumentieren – nicht irgendwann, sondern innerhalb einer gesetzlichen Frist.
Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber, für bestimmte Beschäftigtengruppen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit schriftlich festzuhalten – unabhängig davon, ob der Mindestlohn tatsächlich eingehalten wird. Die Dokumentation selbst ist die Pflicht, nicht nur das Ergebnis.
Wen betrifft die Pflicht?
Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG greift für zwei Gruppen:
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) – unabhängig von der Branche.
- Beschäftigte in bestimmten, im Gesetz gegen Schwarzarbeit genannten Wirtschaftsbereichen (u. a. Bau, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Gebäudereinigung, Speditions-, Transport- und Logistikbranche, Fleischwirtschaft) – hier gilt die Pflicht auch für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, nicht nur für Minijobber.
Was genau muss dokumentiert werden?
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Kalendertage nach dem Tag der jeweiligen Arbeitsleistung erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine nachträgliche, pauschale Monats-Schätzung reicht nicht – gefordert ist die tagesgenaue Erfassung.
Was bei Verstößen droht
Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die von den Behörden der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) beim Zoll geprüft wird und mit einem Bußgeld geahndet werden kann – unabhängig davon, ob der Mindestlohn selbst korrekt gezahlt wurde. Die fehlende Dokumentation allein ist bereits der Verstoß.
Wie sich das im Alltag zuverlässig umsetzen lässt
Wer Minijobber per Stundenzettel auf Papier oder in einer wöchentlich nachgetragenen Excel-Tabelle erfasst, läuft Gefahr, die Sieben-Tage-Frist regelmäßig zu reißen – besonders, wenn die Erfassung von der Erinnerung im Nachhinein abhängt. Mit der digitalen Stempeluhr von MakeMyOffice wird Beginn und Ende jeder Schicht direkt beim Kommen und Gehen erfasst – die Frist ist damit strukturell eingehalten, nicht nur zufällig. Die Daten lassen sich jederzeit als Bericht exportieren (CSV, Excel oder PDF), falls sie bei einer Prüfung vorgelegt werden müssen.
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Ob und in welchem Umfang die Aufzeichnungspflicht für einen konkreten Betrieb gilt, hängt von der genauen Beschäftigungsform und Branche ab – im Zweifel klärt das der Steuerberater oder die zuständige Berufsgenossenschaft.